Én megyek szabira vagy helyettesítek?
Nos, nem mindegy, ugyebár… a nyári szabadságokkal együtt jár, hogy nem csak mi mehetünk el napokra, esetleg hetekre, hanem bizony a közvetlen kollégáink is. A csapattagok általában figyelnek rá, ki mikor van házon kívül, jobb esetben igyekeznek úgy alakítani a nyári terveket, hogy az a feladatokat illetően a lehető legkevésbé érintse a többieket, ám óhatatlan, hogy nem tudunk mindent lezárni a szabink előtt, így pedig előfordulhat, hogy át kell venni bizonyos folyamatban lévő teendőket másoktól. A Profession.hu kutatása arra mutat rá, hogy a magyar munkavállalók ötöde szerint nem megoldott rendesen a helyettesítése távolléte alatt. Miért lehet ez így?
Van, akinek égnek áll a haja attól, ha más ügyeit kell továbbvinni. Ő nem így szokta, már az elején máshogy csinált volna valamit, vagy csak egyszerűen szereti maga végigvinni a folyamatokat. Az sem mindegy, milyen jellegű feladatot hagynak ránk: most jön még az oroszlánrésze a dolognak, vagy csak egy egyszerű adminisztráció marad plusz teendőnek? Bárhogy is legyen, ezzel sajnos minden évben számolni kell, hogy lesz 1-2 hét, amikor csökkentett létszámban vagyunk jelen a megszokotthoz képest csoporton belül és helyettesítjük kollégáinkat.
Hogyan tudunk ezen könnyíteni, hogyan tudjuk gördülékenyebbé tenni magunk és mások számára az információ átadást?
A legfontosabb itt is az előre tervezés, vagyis aki elmegy szabadságra, hagyjon időt az utolsó hetén arra, hogy gondosan összeszedje az információkat. A tervezés során érdemes végiggondolni azt is, milyen formában lenne ideális az átadás? Elegendő egy e-mail, vagy jól jönne a szóbeli tájékoztatás? Esetleg a kettő együtt kiegészítve a legjobb megoldás? Mennyi időt szánunk erre?
Akinek kicsit nehezebb meglátni a helyettesítések előnyeit, annak az alábbi pontok lehetnek megfontolandóak: azáltal, hogy belelátunk más feladataiba, projektjeibe, szélesítjük a látókörünket, kapcsolatba lépünk olyan kollégákkal, akikkel idáig nem, vagy csak ritkán beszéltünk, így a kapcsolati hálónk is bővül saját munkahelyünkön.
Mennyi időre merek elmenni?
Klasszikus dilemma, hogy szétdaraboljuk-e a szabadságkeretünket vagy megengedünk-e magunkat egybefüggő 2 hetet a nyáron? Sokan általában csak 1 hétre mennek el, igazából azonban minimum 10 napra lenne szükségünk ahhoz, hogy igazán kikapcsoljunk, vagyis ideális esetben 14 nap egybefüggő szabi lenne az ideális.
Kétségkívül fontos, hogy legyen időnk regenerálódni az egész éves hajtás közben. Ez egyénenként eltérhet persze, valaki jobban bírja a terhelést, valaki kevésbé, az azonban biztos, hogy nem szabad legyinteni a témára. Figyeljünk testünk jelzéseire, ha sokszor érezzük kimerültnek, fáradtnak magunkat, adjunk több időt magunknak a minőségi és mennyiségi alvásra, hiszen a kimerült állapot úgyis csak a hibákat hozza magával a munkában, ami nem érdekünk.
Mint mindenben, itt is érdemes végiggondolni, milyen típusú munkavállalók vagyunk. Amennyiben szétszabdaltuk idáig a szabadságunkat, kérdezzük meg magunktól, jól tettük-e? Mi volt ennek az oka? Saját döntésünk volt-e vagy külső feltételek alakították így a helyzetet? Amennyiben mi alakítottuk így, mi mozgatott minket? Így komfortos vagy nem tudjuk elengedni hosszabb időre a munkát? Ki tudtunk-e kellőképp kapcsolni ilyenkor? Találtunk-e olyan programot magunknak, mely alkalmas volt számunkra a pihenéshez?
Esetleg mi vagyunk-e azok, akik könnyen beírják a két, akár három hét szabadságot is? Milyen megfontolásból tesszük ezt? Tudatos ez a döntés, valóban nem töltünk ilyenkor egy percet sem munkával? Gondolunk arra, milyen információkat adtunk át kollégáinknak a folyamatban lévő feladataink kapcsán?
Mi történik közvetlenül a szabadságunk megkezdése előtt?
Általában ilyenkor egy felfokozottabb állapot jellemző ránk, hiszen ideális esetben szeretnénk a legtöbb dolgot magunk mögött hagyni, lezárni, rendben hagyni, hogy kollégáink mindent megtaláljanak utánunk. Egy futó ügy kapcsán megkeressük az összes levelezést, megcsináljuk az adminisztrációt, megfogalmazzuk, milyen teendők léphetnek fel a feladat kapcsán a szabadságunk alatt. Ha ez egyszerre több dolog kapcsán is esedékes lehet, természetes, hogy kicsit besokallva megyünk el a jól megérdemelt pihenésre.
Természetesen az utolsó pillanatban is jöhetnek be sos kérések, vagy alakulhatnak nem a tervek szerint projektek. Ahhoz azonban, hogy a szabadságunk előtti napok ne a túlélésről szóljanak csak, az alábbi tippeket érdemes megfogadni.
Itt is kulcsfontosságú a tervezés. Ne csak a pihenést közvetlenül megelőző héten kezdjük el a gondolkodást ügyeink hátrahagyását illetően. Próbáljunk meg minél előbb, akár 2-3 héttel előtte teendőlistát írni, és azt aktualizálni, így nem az utolsó pillanatban kell összeszedni, egyáltalán mi az, amit át kell adnunk, plusz látunk egy aktuális státusz állapotot is mindegyik teendőhöz.
Hasznos továbbá végiggondolni, ahogy közeledik a szabadságunk, hogy milyen jellegű új feladatokat vállalunk el. Érdemes-e valamit még elkezdenünk, vagy úgyis hamar tovább adnánk és akkor inkább jobb, ha más kezdi el?
Mi történik a szabadságunk alatt?
A legfontosabb pont a szabadságunkat illetően talán ez: mi történik velünk a pihenésünk alatt munka szempontjából? Történik-e bármi? 🙂 A Profession.hu 2021-es, reprezentatív kutatásából az derül ki, hogy a magyar dolgozók 32%-a alkalmanként, 9% pedig rendszeresen dolgozik nyaralás alatt is. Extrém esetben előfordulhat, hogy valaki még a külföldi pihenésére is viszi a céges telefonját, laptopját és figyelemmel kíséri az e-maileket, netalán még válaszol is rájuk. A kutatás szerint a válaszadók 60%-a követi a céges levelezést akár a tengerpartról is, ebből 30% minden nap, csupán 8% az, aki teljesen távol tartja magát ettől. Amennyiben mi is ehhez a csoporthoz tartozunk, elsőkörben az lenne a jó, ha legalább magunknak beismernénk, hogy ez a helyzet, és nem legyintenénk rá, hogy „hát csak gyorsan ránézek és ha valami sos, azt megválaszolom, ez igazán nem nagy dolog”. Érdemes végiggondolni, mi az oka annak, hogy így teszünk. Valóban nincs olyan kollégánk, akiben szakmailag megbízunk a futó ügyeinket illetően? Mi történhet, ha egy vagy két hétre kivonódunk a forgalomból? Mi a legrosszabb forgatókönyv ebben az esetben? Belső késztetést érzünk arra, hogy az aktív pihenésünk alatt is dolgozzunk, esetleg külső nyomásra tesszük ezt? Hogyan tudunk ezen változtatni? Mit tudunk mi magunk tenni annak érdekében, hogy ez változzon?
Mi történik a szabadságunk után?
Ez a kérdés nagyban függ az előző ponttól: megadtuk-e az esélyt magunknak arra, hogy lekapcsolódjunk kicsit a hétköznapi ritmusról, vérkeringésről vagy nem hagyott nyugodni minket egy-két dolog és bele-belenéztünk a levelezésbe? A már említett kutatás erre is ad nekünk námi iránymutatást: tízből négy munkavállaló érzi úgy, hogy kipihenten érkezik vissza munkahelyére, további 31% azonban inkább vagy egyáltalán nem tud feltöltődni a pihenésre kijelölt időszakban. Érdemes végiggondolni, melyik énünkkel jár jobban a vállalat, a kollégáink és elsősorban mi magunk. Valakivel, aki félig itt, félig ott volt az elmúlt két hétben, nagyjából követte az eseményeket, ám inkább csak felidegesítette magát bizonyos leveleken a szabadsága alatt vagy olyan kollégával, akinek 2 hetet be kell pótolni, ám újult erővel, kipihenten tér vissza a munkába?
A tervezés a szabadság utáni időszakra is vonatkozik: nyaralásunk utáni első munkanapon jó, ha nem várnak ránk nagy, világmegváltó megbeszélések, események – kétségkívül szükségünk lesz valamennyi időre a visszarázódáshoz. Érdemes az első délelőttre az e-mailek olvasását betervezni, hogy időben bepótoljuk a levélolvasást, visszavegyük a fonalat, átbeszéljük adott esetben kollégáinkkal a hátrahagyott témák kimenetelét, és felállíthassuk az új prioritásokat a következő napokat illetően.